OTIF fornitori: cos'è, come si calcola e come usarlo nel vendor rating

Cos'è l'OTIF (On Time In Full)

OTIF sta per On Time In Full, in tempo e completo: è la quota di consegne arrivate entro la data concordata e nella quantità ordinata. Una consegna conta solo se rispetta entrambe le condizioni: in ritardo di un giorno o con un pezzo in meno, è una consegna mancata.

Si può contare per riga d'ordine, dove ogni articolo di ogni ordine è un caso a sé, o per ordine, che è in tempo e completo solo se lo sono tutte le sue righe. Un ordine di 10 righe con una riga incompleta vale 90% per righe e 0% per ordini. Per valutare i fornitori si usano in genere le righe, perché un problema su un articolo pesa su quell'articolo; l'OTIF per ordine è più vicino a come lo vive chi riceve, ed è di solito più basso. Conta sceglierne uno e non cambiarlo da un mese all'altro. Questa guida conta per riga.

Cosa vuol dire «in tempo» e «completo»

Le due condizioni sembrano ovvie finché non arriva la prima consegna da classificare. Queste sono le regole che conviene decidere prima di misurare; le tolleranze sono d'esempio e si concordano con i fornitori.

• Data di riferimento: quella richiesta nell'ordine misura il servizio che serve all'azienda, quella confermata dal fornitore misura se mantiene la parola. Molte aziende le seguono entrambe e, della data confermata, usano la prima conferma.
• Finestra di tolleranza: per esempio da due giorni prima a zero giorni dopo. Le consegne in anticipo fuori finestra occupano magazzino e anticipano il pagamento, e di solito non contano come in tempo.
• Data effettiva: quella del ricevimento in magazzino, non quella del documento di trasporto.
• Tolleranza sulla quantità: per esempio ±2%, oppure zero per gli articoli a pezzi.
• Consegne parziali: conta la quantità arrivata entro la finestra; il saldo che arriva dopo non rende la riga completa a posteriori.
• Scarti al collaudo: la merce respinta in accettazione non conta come consegnata. Si usa la quantità accettata.

Formula

Ogni riga riceve due marcature, in tempo sì o no e completa sì o no. L'OTIF è la quota di righe che le ha tutte e due.

On time e in full dicono quale condizione manca più spesso, l'OTIF quante consegne sono andate bene davvero. Le righe dovute nel periodo e non ancora arrivate vanno nel denominatore come mancate: altrimenti un fornitore che non consegna affatto peggiora meno di uno che consegna in ritardo.

Esempio: un mese, un fornitore

In un mese un fornitore ha consegnato 400 righe d'ordine: 352 in tempo, 368 complete e 336 sia in tempo sia complete. Sono dati di esempio, non di un cliente.

Le righe mancate sono 64: 48 in ritardo e 32 incomplete, di cui 16 entrambe le cose (48 + 32 − 16 = 64). Il problema principale del fornitore è la puntualità, che toglie 12 punti, più della completezza, che ne toglie 8.

Perché on time × in full non è l'OTIF

Quando mancano i dati riga per riga si è tentati di moltiplicare le due percentuali: 88% × 92% = 81,0%. L'OTIF vero dell'esempio è 84,0%: la moltiplicazione sbaglia di 3 punti.

Il prodotto sarebbe giusto solo se ritardi e consegne incomplete fossero indipendenti. In genere non lo sono: un fornitore senza merce disponibile tende a consegnare tardi e incompleto insieme, e i problemi si concentrano sulle stesse righe. Nell'esempio le righe con entrambi i difetti sono 16; se fossero indipendenti sarebbero circa 4 (12% × 8% × 400 = 3,84).

Con on time all'88% e in full al 92%, l'OTIF può stare ovunque tra l'80,0%, se nessuna riga ha entrambi i difetti (352 + 368 − 400 = 320 righe), e l'88,0%, se ogni riga incompleta è anche in ritardo. Serve il conteggio sulla stessa riga, ed è quello che chiede il calcolatore.

OTIF verso i clienti e dai fornitori

Misurato sulle consegne ai propri clienti, l'OTIF è il livello di servizio dell'azienda e si calcola sulla data richiesta dal cliente. Misurato sulle consegne ricevute, è l'OTIF dei fornitori, che entra nel vendor rating e nelle trattative. Alcune catene della grande distribuzione vi legano penali contrattuali: in quel caso vale la definizione scritta nel contratto.

Le due facce sono collegate. Un fornitore poco puntuale costringe a tenere più scorta di sicurezza, ed è uno dei motivi per leggere la copertura delle scorte insieme all'OTIF degli acquisti. Verso il cliente conta anche il corriere: se la merce esce in tempo ma arriva tardi, l'OTIF scende lo stesso, come nel caso d'uso tempi di consegna e puntualità dei corrieri.

Vendor rating: l'OTIF in una scheda di valutazione

L'OTIF dice se il fornitore consegna come promesso, non se la merce è buona o il prezzo giusto. Il vendor rating unisce più criteri in un punteggio: ognuno si porta su una scala da 0 a 100, si moltiplica per il suo peso e si somma. Pesi e misure qui sotto sono un esempio.

Con classi d'esempio come A da 90 in su, B da 75 a 90 e C sotto 75, il fornitore è in classe B. Degli 11,2 punti che mancano a 100, 6,4 vengono dall'OTIF (16 punti × 40%): è il criterio su cui lavorare. Se gli scarti al collaudo rendono già incompleta una riga, la qualità conta due volte lo stesso problema: si può accettare, ma è meglio deciderlo e scriverlo.

Come usarlo con i fornitori

L'OTIF serve quando diventa una conversazione regolare, sugli stessi numeri da entrambe le parti:

• Definizione condivisa: date, tolleranze, parziali e scarti si scrivono nell'accordo di fornitura prima di misurare.
• Revisione mensile: OTIF, on time e in full, con l'elenco delle righe mancate che il fornitore può verificare una per una.
• Trend su tre-sei mesi: un mese storto capita, tre mesi in discesa sono un segnale, e dicono da quando il fornitore peggiora.
• Cause principali: le righe mancate si classificano per motivo (merce non disponibile, trasporto, errore d'ordine, scarto) e le prime due o tre spiegano di solito gran parte del problema.
• Obiettivo e piano: una soglia concordata per fornitore o famiglia e, per chi resta sotto, azioni con delle date.

Un valore buono in assoluto non esiste: dipende dal settore, dalle tolleranze e dall'unità di conteggio. Per confrontare fornitori diversi le regole devono essere le stesse; per giudicarne uno conta soprattutto l'andamento.

Errori comuni

• Cambiare le date a posteriori: se la data richiesta si sovrascrive con quella nuova proposta dal fornitore, i ritardi concordati all'ultimo momento spariscono.
• Misurare solo sulla data confermata: un fornitore che sposta la conferma risulta sempre puntuale.
• Mescolare righe e ordini: i due OTIF non si confrontano, né tra fornitori né tra un mese e l'altro.
• Moltiplicare on time e in full: nell'esempio dà 81,0% invece di 84,0%.
• Fidarsi dei dati grezzi: poche date impossibili, quantità negative o ordini senza data richiesta bastano a far discutere del dato invece che del fornitore.

I dati vengono di solito da tre posti: le righe degli ordini d'acquisto dal gestionale, i ricevimenti dal magazzino e l'anagrafica fornitori, spesso in Excel. In Muvia ordini e ricevimenti si copiano ogni notte, i Data Checks mettono da parte le righe impossibili e dicono quante sono, una query a passi marca ogni consegna come in tempo, completa o entrambe, e un cruscotto mette in fila i fornitori con l'andamento; ogni mese gli acquisti ricevono il report in PDF. È il caso d'uso puntualità dei fornitori e OTIF.

Calcolatore

Inserisci le righe d'ordine consegnate e quante sono arrivate in tempo, complete o entrambe le cose: il calcolatore restituisce on time, in full e OTIF. I valori di partenza sono quelli dell'esempio.