L'indicatore: OTIF
OTIF (On Time In Full) è la quota di consegne arrivate entro la data concordata e con tutta la quantità ordinata. Una consegna puntuale ma incompleta, o completa ma in ritardo, non conta.
In tempo = data di ricevimento ≤ data concordata + tolleranza
Completa = quantità ricevuta ≥ quantità ordinata × (1 − tolleranza)
OTIF = consegne in tempo e complete ÷ consegne attese nel periodo
On time % = consegne in tempo ÷ consegne attese
In full % = consegne complete ÷ consegne attese
Tenere separati on time e in full dice se il problema del fornitore è la puntualità o la quantità. La guida all'OTIF fornitori spiega le tolleranze e come usarlo nel vendor rating.
Cosa mostra il cruscotto
- Classifica dei fornitori per OTIF, con on time e in full separati.
- Andamento mese per mese di ogni fornitore: chi peggiora e da quando.
- OTIF per famiglia merceologica e per magazzino, perché lo stesso fornitore può servire bene un sito e male un altro.
- Ritardo medio in giorni delle consegne fuori tempo.
- Righe messe da parte dalle regole sui dati, con il motivo, da correggere nel file di origine.
I dati che servono
| Dato | Dove sta di solito | A cosa serve |
|---|---|---|
| Registri di ricevimento | File Excel in una cartella SharePoint, uno per magazzino o per mese | Data e quantità ricevute |
| Righe d'ordine d'acquisto | Gestionale, oppure un export in Excel nella stessa cartella | Data concordata e quantità ordinata |
| Anagrafica fornitori | Gestionale o file Excel | Famiglia, buyer, sito servito |
La chiave che tiene tutto insieme è il numero d'ordine con la riga: se il registro di ricevimento non lo riporta, l'abbinamento si fa su fornitore, articolo e data, con più margine di errore.
I passi in Muvia
In Nuova sorgente scegliete SharePoint, collegate l'account e indicate la cartella dei registri di ricevimento. Muvia legge i file secondo la pianificazione scelta, e crea da sé la tabella dalle colonne dei file.
Collegate le righe d'ordine: dal gestionale, per esempio su SQL Server, oppure da un file nella stessa cartella.
Le regole sui dati mettono da parte le righe impossibili: ricevimento prima dell'ordine, quantità negative, fornitore inesistente. Restano visibili, con il motivo, e non entrano nell'OTIF.
Una query abbina ricevimenti e righe d'ordine e calcola on time, in full e OTIF consegna per consegna.
Il cruscotto mostra la classifica; ogni mese un report PDF va agli acquisti, pronto per la riunione con i fornitori.
Le insidie dei file Excel condivisi
- Formati di data diversi: un magazzino scrive 03/04 per il 3 aprile, un altro per il 4 marzo. Una regola che controlla le date fuori dall'intervallo atteso lo fa emergere.
- Colonne che cambiano: se qualcuno rinomina o aggiunge una colonna nel modello, la tabella di Muvia non si adegua da sola alle colonne nuove di un file successivo; vanno accettate esplicitamente.
- Consegne frazionate: più ricevimenti per la stessa riga d'ordine vanno sommati prima di valutare il «completo».
- Data richiesta o data confermata: misurare sulla data richiesta penalizza il fornitore per date mai accettate. Conviene scegliere una delle due e scriverlo nella definizione.
- File sovrascritti: se il registro di un mese viene modificato dopo la lettura, la riga corretta va riconosciuta come la stessa, per esempio con una chiave su ordine, riga e data.
Domande frequenti
No. I file restano dove sono e si compilano come prima; Muvia li legge dalla cartella SharePoint. Cambia solo che il calcolo dell'OTIF non si rifà più a mano.
Restano visibili in un elenco a parte, con il motivo dello scarto, e non entrano nell'OTIF finché non vengono corrette nel file di origine.
Quella concordata con i fornitori, di solito pochi giorni e pochi punti percentuali. Conta che sia la stessa per tutti e che sia scritta: i fornitori la chiederanno.
Sì: anche OneDrive e Google Sheets sono sorgenti di Muvia, e dalla tabella in poi il percorso non cambia.